ご質問ありがとうございます。
メール対応が可能であればアポイントのない電話には対応できない旨を、伝えることもできるかと思いますが、取り急ぎの対応ということなら留守番電話などを用いて要件を伺う旨をお伝えしたうえで、必要に応じてコチラから返答の電話を差し上げるという対応はいかがでしょうか？